கடிதங்கள்

கடிதங்களாகக் கருதப்படுபவை
• சாதாரண தபால்
• பதிவுத்தபால்
• பெக்ஸ்
• தந்தி
• கையில் ஒப்படைக்கும் தபால்  (டீல ர்யனெ)
• ஈமெயில்
• எஸ்எம்எஸ்
• தொலைபேசி உரையாடல்கள்

கடிதங்களின் வகைகள்

• உள்வரும் கடிதம்
• வெளிச்செல்லும் கடிதம்
உள்வரும் கடிதங்களின் வகைகள்
• நிறுவனத்தலைவரின் உத்தியோகபூர்வ பெயருக்கு கிடைக்கும் கடிதங்கள் - இவை திறக்கப்பட்டு திகதி முத்திரை இடப்பட வேண்டும்
• நிறுவனத்தலைவர் அல்லது ஏனைய உத்தியோகத்தர்களின் சொந்தப் பெயருக்கு வரும் கடிதங்கள் - இவை திறக்கப்படாமல் உரியவருக்கு கொடுக்கப்பட வேண்டும்
• பிற நிறுவனங்களுக்கான கடிதங்கள் - இவை திறக்கப்படாமல் திருப்பி அனுப்பப்பட வேண்டும்
• அனுப்பிய கடிதம் திரும்பி வரல் - கடிதஉறையுடன் உரிய கிளைக்கு அனுப்புதல்
• அந்தரங்கக்கடிதம்  - திறக்காமல் உரிய அதிகாரியிடம் ஒப்படைத்தல் (உரிய அதிகாரியே திறக்க வேண்டும்)
கடிதம் கிடைத்ததும் செய்ய வேண்டியவை
• கடிதத்தை திறந்து மேலே வெறுமையாக உள்ள இடத்தில் எதுவும் மறையாது திகதி முத்திரையிடல்
• காசோலை அல்லது காசுக்கட்டளை இருப்பின் உரிய பதிவேடுகளில் பதிதல்
• பதிவுத்தபாலாயின் உறையுடன் உரிய பதிவேடுகளில் பதிதல்
• அவசரக் கடிதங்களை சாதாரண கடிதங்களில் இருந்து பிரித்து செயற்படுத்தல்
• திணைக்களத் தலைவர் பரிசீலித்து குறிப்பு இட்டவுடன் உரிய பதிவுப் புத்தகத்தில் பதிந்து உரிய உத்தியோகத்தர்களுக்கு ஒப்படைத்தல்
வெளிச்செல்லும் கடிதங்களின் வகைகள்
• பதில் கடிதங்கள்
• தகவல் கேட்கும் கடிதங்கள்
• விளக்கமளிக்கும் கடிதங்கள்
• பணிப்புரைக் கடிதங்கள்
• நிதி ஒதுக்கீடுகள்
வெளிச் செல்லும் கடிதம் அனுப்பும் போது கவனிக்க வேண்டியவை
• கடிதத்தின் திகதி, விடயம், இலக்கம், முகவரி என்பன சரியாயிருப்பதை உறுதிப் படுத்தல்
• அதிகாரம் பெற்றவரால் ஒப்பமிடப்பட்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்தல்
• மாற்றங்கள் செய்யப்பட்டிருப்பின் அவற்றில் சுருக்கொப்பம் இருப்பதை உறுதிப் படுத்தல்
• உரிய பதிவேட்டில் பதிதல் (பதிவுத்தபாலுக்கும், சாதாரண தபாலுக்கும் வேறானவை)
• நேரில் கையளிக்க வேண்டிய கடிதங்களை பதிவு செய்து உரிய ஊழியர் மூலம் அனுப்புதல்
• கடிதத்தில் அனுப்பப் படும் இணைப்புகள் குறித்து கடிதத்தில் குறிப்பிடல்
கடித மாதிரிகள்
உத்தியோகபூர்வ கடிதம் அனுப்பும் பொருட்டு பொது நிர்வாக சுற்றறிக்கை 28ஃ90, 36ஃ90 ஆகியன மூலம் மாதிரிகள் வெளியிடப்பட்டுள்ளன.
• பொதுப்படிவம் - 108 கடிதம் கிடைத்தமை பற்றி அறிவிப்பது
• பொதுப்படிவம் - 106 கடிதம் கிடைத்தமை பற்றியும் நடவடிக்கையின் பொருட்டு உரிய இடத்திற்கு முன்வைக்கப்பட்டுள்ளமை பற்றியும் அறிவிப்பது.
• பொதுப்படிவம் - 15
வெளிச் செல்லும் கடிதம் எழுதும் போது கவனிக்க வேண்டியவை
• தொடர்பு இலக்கம். எனது இல., உமது இல.
• திகதி
• உள்முகவரி
• விளிப்பு – தகைமை பதவிக்கேற்ப விளித்தல்
• தலைப்பு
• பதில் கடிதமாயின் வந்த கடித இலக்கம், விடயம் பற்றிய சுருக்கம்
• பந்தியாக எழுதுதல் (இலக்கமிடல்)
• ஒரு விடயம் மட்டும் இருத்தல்
• பதில் எதிர்பார்ப்பாயின் அதைக் குறிப்பிடல்
• நன்றி
• ஒப்பம், பதவிப்பெயர், றப்பர் முத்திரை
கவனிக்க வேண்டியவை
• திணைக்களத்தலைவர் ஒப்பமிட்டாலோ, அவரது கட்டளைப்படி வேறொருவர் ஒப்பமிட்டாலோ திணைக்களத்தலைவரே அதற்குப் பொறுப்பாவார். திணைக்களத் தலைவரின் அனுமதியின்றி வேறொருவர் ஒப்பமிட்டால் அதற்கு அவரே பொறுப்பாவார்.
• அந்தரங்கக் கடிதமாயின் இரு உறைகள் பாவித்தல் . குறிப்பிடுதல்
• அந்தரங்கக் கடிதத்திற்கு தனியான பதிவுகள். இரகசியமாக வைத்திருத்தல்
• முக்கிய கடிதங்கள் யாவும் பதிவுத்தபாலில் அனுப்புதல்
• மூன்று நாட்களுக்குள் பதில் அனுப்புதல்
• முத்திரைப் பொறி பாவிப்பின் நிறைக்கேற்ப தொகை பதியப்பட்டதை உறுதிப்படுத்தல்

Share on Google Plus

About ACM Mussil